Aufbewahrungspflichten für Buchführungsunterlagen

Für Buchführungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren (§ 147 AO).
Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist ist der Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in das Buch getätigt, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch für die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Der Zugriff auf diese Daten muss während des Aufbewahrungszeitraums möglich sein. Bei einem Wechsel des betrieblichen EDV-Systems ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen bzw. die bisherigen Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.
Ist jedoch die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen (§§ 169, 170 AO), so ist die Vernichtung von Unterlagen nicht zulässig.

Nachfolgend eine tabellarische Übersicht, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen:
A

Abrechnungsunterlagen 10 Jahre Abtretungserklärungen 6 Jahre Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 Jahre Akkreditive 6 Jahre Aktenvermerke 6 Jahre Angebote mit Auftragsfolge 6 Jahre Angestelltenversicherung (Belege) 10 Jahre Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 Jahre Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Jahre Ausgangsrechnungen 10 Jahre Außendienstabrechnungen 10 Jahre

B

Bankbelege 10 Jahre Bankbürgschaften 6 Jahre Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10 Jahre Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre BAB mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10 Jahre Betriebskostenrechnungen 10 Jahre Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre Bewertungsunterlagen 10 Jahre Bewirtungsunterlagen 10 Jahre Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre Buchungsbelege 10 Jahre

D

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) 10 Jahre Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 Jahre Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10 Jahre

E

Einfuhrunterlagen 6 Jahre Eingangsrechnungen 10 Jahre Einheitswertunterlagen 10 Jahre Essenmarkenabrechnungen 6 Jahre Exportunterlagen 6 Jahre

F

Fahrkostenerstattungsunterlagen 10 Jahre Finanzberichte 6 Jahre Frachtbriefe 6 Jahre

G

Gehaltslisten 10 Jahre Geschäftsberichte 10 Jahre Geschäftsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutscheine) 6 Jahre Geschenknachweise 6 Jahre Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 Jahre Grundbuchauszüge 6 Jahre Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 Jahre Gutschriftsanzeigen 6 Jahre

H

Handelsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutschriften) 6 Jahre Handelsbücher 10 Jahre Handelsregisterauszüge 6 Jahre Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10 Jahre

I

Investitionszulage (Unterlagen) 6 Jahre

J

Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre Journale (Hauptbuch oder Kontokorrent) 10 Jahre

K

Kalkulationsunterlagen 6 Jahre Kassenberichte 10 Jahre Kassenbücher und -blätter 10 Jahre Kassenzettel 6 Jahre Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 Jahre Kontenregister 10 Jahre Kontoauszüge 10 Jahre Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre

L

Lagerbuchführungen 10 Jahre Lieferscheine 10 Jahre Lohnbelege 10 Jahre Lohnkonto 6 Jahre Lohnlisten 6 Jahre

M

Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre Mahnbescheide 6 Jahre Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre

N

Nachnahmebelege 10 Jahre Nebenbücher 10 Jahre

O

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 Jahre

P

Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) 6 Jahre Postbankauszüge 10 Jahre Preislisten 6 Jahre Protokolle 6 Jahre Prozessakten 10 Jahre

Q

Quittungen 10 Jahre

R

Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre Rechnungen (soweit keine Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre Reisekostenabrechnungen 10 Jahre Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 Jahre

S

Sachkonten 10 Jahre Saldenbilanzen 10 Jahre Schadensunterlagen 6 Jahre Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre Schriftwechsel 6 Jahre Speicherbelegungsplan d. EDV-Buchführung 10 Jahre Spendenbescheinigungen 6 Jahre Steuerunterlagen (soweit nicht f. d. FinVerw v. Bedeutung) 6 Jahre

T

Telefonkostennachweise 10 Jahre

U

Überstundenlisten 6 Jahre

V

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre Verkaufsbücher 10 Jahre Vermögensverzeichnis 10 Jahre Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 6 Jahre Versand- und Frachtunterlagen 6 Jahre Versicherungspolicen 6 Jahre Verträge 6 Jahre

W

Wareneingangs und -ausgangsbücher 10 Jahre Wechsel 10 Jahre

Z

Zahlungsanweisungen 10 Jahre Zollbeläge 6 Jahre Zwischenbilanz (Gesellschafterwechsel o. Umstellung d. Wirtschaftsjahres) 10 Jahre

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Belege auf Thermopapier?

Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass auf Thermopapier gedruckte Belege (Kassabons, Rechnungen) Probleme mit den Finanzbehörden verursachen können:
Da der Druck auf dem Papier im Lauf der Zeit verblasst und die Belege nicht mehr lesbar sind, werden diese Belege (und damit im Zusammenhang stehende Ausgaben und Vorsteuern) bei Prüfungen nicht mehr anerkannt. Dies kann zu empfindlichen Steuernachzahlungen führen.
Aus diesem Grunde bitten wir unsere Mandanten eindringlich, diese Belege zu kopieren und die Kopien aufzubewahren.

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